¿Cómo identificar nuestras necesidades y qué analizar en un proveedor Legal Tech? (I)

Una vez identificadas las áreas de mejora y priorizados los objetivos que perseguimos con la implementación de la estrategia Legal Tech, el siguiente paso es decidir si necesitamos un nuevo proveedor de estos servicios o podemos encontrar recursos dentro de la empresa (por ejemplo, el departamento de innovación) que nos apoyen en el proceso. Será una cuestión de presupuesto, recursos y objetivos que habrá que analizar caso por caso.

Identificación

En caso de que optemos por contratar a un proveedor Legal Tech, aquí van algunos consejos sobre cómo identificar el mejor proveedor para nuestro proyecto. No olvidemos que es un campo nuevo, en constante crecimiento y no existen buscadores establecidos o repertorios donde poder encontrar referencias de forma sencilla.

Llevar a cabo una investigación exhaustiva con el fin de identificar a los proveedores Legal Tech que presten el servicio que necesitamos, será un paso en sí mismo que puede consumirnos mucho tiempo.

Más allá de búsquedas en google o el recurso a mapas de empresas Legal Tech, organizaciones como CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) o la ACC (Association of Corporate Counsel), están haciendo una buena labor para facilitar el intercambio de información y experiencias entre abogados. Estas suelen ser un recurso efectivo para recabar información práctica más allá de materiales de marketing. Es habitual ver en este espacio, la colaboración entre asesorías jurídicas de empresa sobre sus experiencias y estrategias para implementar estas soluciones.

¿Cómo analizar una herramienta Legal Tech?

Para analizar una herramienta Legal Tech y como se desenvolverá en el entorno empresarial donde queremos implementarla, se deberían tener en cuenta los siguientes aspectos:

– Su capacidad de integración con los sistemas operativos existentes en la empresa, de uso habitual en el equipo legal.

– Las funcionalidades que proporciona, la flexibilidad y la capacidad de customización y adaptación a las necesidades específicas del proyecto. Algunas de las soluciones son sorprendentemente rígidas en cuanto se necesitan establecer excepciones a los sistemas de automatización de procesos.

– Las facilidades de uso que presentan, la curva de aprendizaje que necesitarán los miembros del equipo legal o el resto de miembros de la empresa (ventas, compras, marketing) que tenga que utilizar y desenvolverse con esta nueva herramienta. Este aspecto está directamente relacionado con la tasa de adopción de las nuevas herramientas.

– La capacidad de análisis de datos que ofrecen las herramientas. Aunque no se trate del objetivo principal, es interesante saber que herramientas pueden ayudarnos a entender mejor cómo funciona nuestro equipo o la forma en la que prestamos servicios legales. Obtener estos datos, puede aportarnos nuevas perspectivas sobre nuestro trabajo y revelar deficiencias o potencialidades que hasta ese momento habían permanecido ocultas.

– Su estructura de precios. No todas las empresas Legal Tech operan bajo el mismo modelo de precios y esto puede ser la diferencia entre quedarse atrapado durante 3 o 5 años con una herramienta o tener la flexibilidad de cambiar de proveedor si las cosas no salen como esperabas o surge una mejor herramienta en el mercado. Como en el desarrollo de herramientas tecnológicas suele haber tres tipos de honorarios: (i) precio por la construcción y desarrollo de la herramienta, especialmente si se trata de una herramienta customizada; (ii) canon de licencia por el uso del producto o plataforma. Puede ser un canon anual o mensual que de acceso a un número ilimitado de usuarios, o pago anual por un número limitado de usuarios; (iii) precio por hora, por ejemplo, en cuestiones de mantenimiento, formación sobre el uso de la herramienta o asesoramiento adicional. La buena noticia es que el coste de construcción es un gasto susceptible de ser amortizado. Sin embargo, los cánones anuales forman parte de los costes de explotación y no pueden amortizarse.

– Alineación con la seguridad de su empresa y otras políticas internas, los requisitos desde el punto de vista técnico marcarán unos límites claros sobre cuáles son los proveedores con los que pueda trabajar y cuáles no. Esto puede ser una gran barrera, especialmente en el contexto actual donde muchas de las empresas son startups que no cuentan con estructuras y recursos asentados para poder responder a todas las necesidades de sus clientes.

– Alineación con requisitos de privacidad, protección de datos, y otros requisitos legales esenciales en la jurisdicción donde se desplegará el proyecto. Énfasis prioritario en el ámbito de protección de datos, ya que si se procesan documentos legales es probable que mucha de la información que gestione la herramienta sea de cariz confidencial o susceptible de protección especial.

publicado incalmente en thetechnolawgist