La fase de implementación empieza con la selección del proveedor Legal Tech, y consta de 3 etapas: (i) prueba piloto; (ii) formación; y (iii) lanzamiento. Los cambios de procesos y la incorporación de herramientas tecnológicas a las formas de trabajo requieren planificación y proporcionar los recursos necesarios para apoyar a los usuarios (miembros del equipo legal u otros) durante el proceso de transición.

A continuación, se presentan algunos aspectos específicos que se deben tener en cuenta:

– Al principio, es fundamental construir e invertir en una estrategia de gestión del cambio. Esto es clave para lograr un retorno de la inversión.

– Involucrar a las partes interesadas de la empresa (miembros del equipo legal, del departamento informático y financiero) y, si es posible, consiga un patrocinador del equipo directivo que avale el proyecto.

– Establecer un grupo diverso de usuarios para ser parte del proyecto, especialmente en las fases iniciales de la implementación, como las pruebas piloto. Los usuarios deberían pertenecer a diferentes niveles de la organización, con diferentes funciones y grados de responsabilidad. No subestimes la necesidad de conseguir el feedback de los usuarios potenciales en las fases tempranas de implementación.

– Hacer que el grupo de usuarios de las pruebas piloto participe en revisiones de desarrollo en las que puedan utilizar la herramienta y sugerir cambios antes del lanzamiento. Es importante, asimismo, asegurarse de que el proveedor Legal Tech implementa estos cambios obtenidos en el feedback. Incluso si se trata de cuestiones aparentemente menores como el número de clics para generar un contrato o la experiencia con la interfaz de la herramienta, pueden convertirse en escollos que afecten a la satisfacción de los usuarios y por tanto a la adopción de la herramienta.

– La tecnología no puede resolver problemas de proceso. Es necesario realizar una labor encaminada a asegurarse de que los flujos de trabajo están alineados con la operativa de la herramienta. Hay que tener en cuenta que la customización de las herramientas suele ser más elevada y, a veces, puede resultar más eficiente desde el punto de vista económico, cambiar un proceso de trabajo para adaptarlo al funcionamiento de la herramienta, en lugar de personalizar la tecnología.

– Desarrollar un programa de formación integral para los usuarios. Lo más conveniente es impartir la formación en persona, y grabarla, para que sea accesible a los usuarios después. Crear vídeos y guías de referencia rápida de funciones es clave para que los usuarios puedan consultarlas fácilmente una vez que se haya impartido la formación técnica.

– Realizar el lanzamiento de nuevas herramientas por fases, ya sea por jurisdicciones, por tipo de trabajo, por equipos. Esto permite abordar los problemas e incorporar las mejoras del piloto antes de una implementación global.

– Por último, es recomendable añadir un sistema de revisión continua al plan de implementación.

Los obstáculos más habituales en la fase de implementación

Probablemente el punto más crítico en los proyectos de digitalización es el elemento humano, ya que juega un papel crucial para la posterior adopción de soluciones, tanto si se trata de renovación de procesos de trabajo como de adopción de nuevas herramientas. Sólo si el equipo legal entiende el proyecto y hace suyo el uso de la nueva configuración, se puede alcanzar el resultado deseado. Ya sea este, ahorro de tiempo, de costes o de productividad. La resistencia de los actores internos puede hacer que todo el proyecto fracase. Por lo tanto, es de suma importancia contar con el apoyo de la alta dirección desde el principio y prestar atención a los aspectos humanos del proyecto generando confianza.

publicado inicialmente en thetechnolawgist