{"id":5828,"date":"2019-11-01T06:02:09","date_gmt":"2019-11-01T05:02:09","guid":{"rendered":"https:\/\/ceadigilaw.com\/?p=5828"},"modified":"2024-10-07T11:56:43","modified_gmt":"2024-10-07T09:56:43","slug":"deben-las-empresas-archivar-todos-sus-correos-electronicos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ceadigilaw.org\/es\/blog\/deben-las-empresas-archivar-todos-sus-correos-electronicos\/","title":{"rendered":"\u00bfDeben las empresas archivar todos sus correos electr\u00f3nicos?"},"content":{"rendered":"
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En el \u00e1mbito privado se puede decidir si se quiere conservar los correos electr\u00f3nicos y por cu\u00e1nto tiempo. En el \u00e1mbito laboral, sin embargo, la situaci\u00f3n es otra.\u00a0Todos los pa\u00edses<\/strong>, entre ellos, el nuestro, han establecido una\u00a0normativa que regula el archivo de emails<\/strong> comerciales en el \u00e1mbito empresarial, estando las empresas obligadas a conservar su comunicaci\u00f3n escrita, tambi\u00e9n de tipo electr\u00f3nico, durante periodos de tiempo diferentes seg\u00fan el marco en que se encuentren (protecci\u00f3n de datos, comunicaci\u00f3n contractual, etc.). El correo electr\u00f3nico ha sustituido en gran parte a la comunicaci\u00f3n por correo postal o por fax, y a menudo representa la \u00fanica prueba de la comunicaci\u00f3n comercial en caso de litigio o de otros procesos jur\u00eddicos.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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La obligaci\u00f3n de archivar los correos comerciales en Espa\u00f1a<\/h2>\n
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Seg\u00fan el marco legislativo espa\u00f1ol,\u00a0cualquier empresa<\/strong>\u00a0que utilice el medio electr\u00f3nico para comunicarse con socios, empleados, proveedores, etc., est\u00e1 obligada a conservar y archivar los correos electr\u00f3nicos, no solo en calidad de testimonio de una transacci\u00f3n comercial, sino tambi\u00e9n en tanto en cuanto contienen datos privados que la Agencia de Protecci\u00f3n de Datos (AEPD) se encarga de cuidar. Es as\u00ed como tambi\u00e9n se incluyen aqu\u00ed, adem\u00e1s del env\u00edo y recepci\u00f3n de correos entre empresas, las campa\u00f1as de \u00a0mail marketing o el env\u00edo de\u00a0newsletters.<\/p>\n

Hoy en d\u00eda, la mayor parte de la comunicaci\u00f3n en las empresas se lleva a cabo de forma electr\u00f3nica, y a menudo la documentaci\u00f3n se incluye en el propio cuerpo del texto, y no solo de forma adjunta al correo. Seg\u00fan el tipo de documento y comunicaci\u00f3n, existen distintas\u00a0disposiciones legales<\/strong>\u00a0que obligan a las empresas a conservarlos:<\/p>\n

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  • Protecci\u00f3n de datos y privacidad: Ley Org\u00e1nica de Protecci\u00f3n de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos (RGPD)<\/li>\n
  • Documentos contables: C\u00f3digo de Comercio, Ley General Tributaria, Ley del Impuesto sobre Sociedades<\/li>\n
  • Relaciones laborales: orden del modelo de recibo individual de salarios, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social<\/li>\n
  • Documentaci\u00f3n contractual: C\u00f3digo Civil<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n
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    Las normas espa\u00f1olas tambi\u00e9n prev\u00e9n unos plazos de\u00a0conservaci\u00f3n y prescripci\u00f3n de los documentos de una empresa\u00a0que en algunos casos pueden resultar confusos. Por eso te ayudamos con este art\u00edculo de nuestra gu\u00eda sobre plazos de conservaci\u00f3n de documentos para que no se te pase ninguna fecha.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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    La LOPD y la protecci\u00f3n de los datos privados<\/h2>\n
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    La comunicaci\u00f3n en la empresa se realiza hoy en gran parte por correo electr\u00f3nico, que contiene informaci\u00f3n sensible que, por el inter\u00e9s de ambas partes, conviene conservar. En relaci\u00f3n con los datos personales, la bandeja de entrada se convierte en un fichero de informaci\u00f3n sujeto a la\u00a0Ley Org\u00e1nica 3\/2018 de 5 de diciembre, de Protecci\u00f3n de Datos Personales y garant\u00eda de los derechos digitales (LOPD)<\/strong>\u00a0y a la LSSI (Ley de Servicios de la Sociedad de la Informaci\u00f3n y de Comercio Electr\u00f3nico) y sometido a la Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos (AEPD), que tiene poder sancionador en caso de incumplimiento.<\/p>\n

    B\u00e1sicamente, la LOPD vela por la seguridad del usuario protegiendo sus datos privados y para ello exige que quien maneja datos personales comunique a la AEPD que posee datos de car\u00e1cter personal y qui\u00e9n es el encargado de hacerlo (gestor\u00eda, software de email marketing). En el art\u00edculo 4 indica que los\u00a0datos personales han de ser cancelados<\/strong> cuando ya no hagan falta para el fin con el que se recopilaron o solicitaron. En la mayor\u00eda de casos se desconocen los plazos de prescripci\u00f3n de infracciones, que la LOPD recoge en el art\u00edculo 47, y que, adem\u00e1s, var\u00edan en funci\u00f3n de la actividad de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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    Tambi\u00e9n debe tenerse en cuenta lo previsto en el\u00a0RGPD, ya que este regula a su vez qu\u00e9 correos electr\u00f3nicos pueden conservarse. Por ejemplo, el archivo de correos electr\u00f3nicos privados de empleados solo se permite con el permiso expreso de las personas afectadas.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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    Qu\u00e9 ha de hacer la empresa para adecuarse a la LOPD<\/h3>\n
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    • Copias de seguridad por lo menos semanalmente<\/li>\n
    • Conservar una copia de respaldo del correo y de los procesos para su recuperaci\u00f3n en un lugar diferente de donde se encuentren los equipos inform\u00e1ticos<\/li>\n
    • Cifrar el env\u00edo y la recepci\u00f3n de correos electr\u00f3nicos<\/li>\n<\/ul>\n

      El correo electr\u00f3nico se ha de almacenar cumpliendo los\u00a0requisitos legales<\/strong>de conservaci\u00f3n<\/strong>, localizaci\u00f3n y consulta (la informaci\u00f3n almacenada ha de ser accesible si se requiere) y\u00a0de seguridad<\/strong>, debiendo tomar las medidas oportunas seg\u00fan el nivel de seguridad asociado a la informaci\u00f3n que poseen (nivel b\u00e1sico, medio y alto). En un nivel b\u00e1sico de cumplimiento obligatorio para todas las empresas se encuentran:<\/p>\n

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      • El registro de incidencias: debe existir un procedimiento de notificaci\u00f3n, y gesti\u00f3n de las incidencias que afecten a los datos de car\u00e1cter personal contenidos en los correos electr\u00f3nicos.<\/li>\n
      • El control del acceso: la empresa debe dotar de acceso al correo electr\u00f3nico solo a aquellos empleados que lo precisen para el desarrollo de sus funciones.<\/li>\n
      • La gesti\u00f3n de soportes y documentos: el soporte donde se almacenen los correos de la empresa han de permitir su clasificaci\u00f3n e inventariado, y ser accesible por los empleados que figuran en el documento de seguridad de la empresa.<\/li>\n
      • La identificaci\u00f3n y autenticaci\u00f3n: hay que garantizar la correcta identificaci\u00f3n y autenticaci\u00f3n de los usuarios con acceso al correo.<\/li>\n
      • Las copias de seguridad y recuperaci\u00f3n: la empresa debe verificar cada seis meses la correcta definici\u00f3n, funcionamiento y aplicaci\u00f3n de los procedimientos de realizaci\u00f3n de copias de respaldo y de recuperaci\u00f3n de los datos.<\/li>\n<\/ul>\n

        Para m\u00e1s informaci\u00f3n se puede consultar\u00a0el informe\u00a0que ha elaborado la empresa Interbel, responsable de la distribuci\u00f3n en Espa\u00f1a del software de archivo de correos electr\u00f3nicos MailServer y, en cualquier caso, acudir a un experto.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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        Correos electr\u00f3nicos con documentaci\u00f3n contable<\/h3>\n
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        La siguiente normativa afecta a todas aquellas empresas y organizaciones que env\u00edan\u00a0facturas<\/strong>,\u00a0pedidos<\/strong>\u00a0o cualquier tipo de documentaci\u00f3n o justificantes por la v\u00eda electr\u00f3nica.<\/p>\n

        El\u00a0art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio<\/strong>\u00a0fija que todos los libros, documentaci\u00f3n, correspondencia y justificantes se han de conservar durante\u00a0seis a\u00f1os<\/strong>, incluso aunque la empresa o el empresario cese en sus actividades, aunque fallezca (la responsabilidad recae, entonces, en los herederos) o en caso de disoluci\u00f3n de la sociedad.<\/p>\n

        La\u00a0legislaci\u00f3n tributaria<\/strong>\u00a0(art\u00edculos 66 y 67 de la Ley 58\/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria), sin embargo, fija otros plazos. Como el plazo para exigir deudas por parte de la Administraci\u00f3n prescribe a los\u00a0cuatro a\u00f1os<\/strong>, este es el periodo de tiempo fijado en la Ley General Tributaria para conservar libros, documentos y justificantes.<\/p>\n

        Hay que tener en cuenta, sin embargo, que La Ley\u00a0del Impuesto de Sociedades<\/strong>\u00a0(art\u00edculo 25 del R.D. Leg. 4\/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto de Sociedades) permite compensar bases imponibles negativas durante\u00a015 a\u00f1os<\/strong>, por tanto, durante este tiempo puede solicitar la muestra de la contabilidad y de soportes documentales.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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        Archivar correos sobre informaci\u00f3n laboral<\/h3>\n
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        Esta normativa afecta al env\u00edo de\u00a0hojas de salarios y de altas o bajas en la Seguridad Social<\/strong>\u00a0por correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

        Seg\u00fan el art\u00edculo 3 de la Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios, se deben conservar las n\u00f3minas y los boletines de cotizaci\u00f3n durante un periodo m\u00ednimo de cinco a\u00f1os y, seg\u00fan recoge el art. 21 del Real Decreto Legislativo 5\/2000, de 4 de agosto, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, durante cuatro a\u00f1os todo lo que tenga que ver con la Seguridad Social (afiliaci\u00f3n, cotizaci\u00f3n, altas, bajas, variaciones), as\u00ed como los recibos que justifican el pago de salarios y el pago delegado de prestaciones.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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        Correos electr\u00f3nicos con informaci\u00f3n contractual<\/h3>\n
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        Cualquier mensaje que contenga un acuerdo entre dos partes es considerado un documento contractual que deber\u00eda conservarse mientras duren las obligaciones relacionadas con el acuerdo. Sin embargo, el C\u00f3digo Civil (art. 1930 y siguientes) fija un plazo de 30 a\u00f1os para la prescripci\u00f3n de las acciones civiles que se puedan derivar de este, a pesar de haber finalizado la vigencia del contrato.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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        Correos archivados como corresponde: una garant\u00eda<\/h2>\n
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        La ley no especifica d\u00f3nde se han de almacenar los correos electr\u00f3nicos comerciales, si en el servidor propio de la empresa o en un medio de almacenamiento externo, siempre y cuando se garanticen las medidas exigidas (archivado \u00edntegro, protegido frente a la posibilidad de ser manipulado, siempre accesible, capaz de ser inventariado y examinado).<\/p>\n

        Para evitar la revisi\u00f3n y modificaci\u00f3n de los correos, se recomienda usar un\u00a0sistema de cifrado<\/strong>\u00a0de los datos, aunque con la garant\u00eda de que, en caso necesario, se puedan entregar descifrados a la instancia correspondiente.<\/p>\n

        Hoy se dispone de un gran n\u00famero de programas para el archivo de emails, muchos de las cuales, gracias a un software de\u00a0almacenamiento autom\u00e1tico de correos electr\u00f3nicos en la nube o en servidores f\u00edsicos<\/strong>, suponen un ahorro considerable de tiempo.<\/p>\n

        Un error frecuente de muchas empresas debido a la cantidad ingente de correos entrantes y salientes, consiste en archivar absolutamente todos los mensajes para, as\u00ed, ahorrarse la selecci\u00f3n, pero esta decisi\u00f3n puede estar infringiendo la Ley de Protecci\u00f3n de Datos de Car\u00e1cter Personal. Los\u00a0correos personales de los empleados<\/strong>\u00a0no se pueden conservar precisamente por este motivo, a no ser que el empleado haya declarado inequ\u00edvocamente su consentimiento al respecto. En caso contrario, o si la empresa no est\u00e1 interesada en solicitar este permiso de sus empleados, existen dos opciones: prohibir por completo el uso del correo corporativo para motivos personales, la variante m\u00e1s segura para protegerse de las sanciones, o permitir a los empleados el uso de dispositivos m\u00f3viles o programas de correo web.<\/p>\n

        En definitiva, es muy importante que las empresas dispongan de un mecanismo para conservar el correo electr\u00f3nico seg\u00fan los plazos establecidos por la legislaci\u00f3n que, en ocasiones, puede resultar confusa. Es por esto que este art\u00edculo no pretende sustituir a una asesor\u00eda con un profesional, sino ofrecer una panor\u00e1mica general a partir de la cual consultar a una autoridad competente.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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